Als ondernemer heb je te maken met verschillende gevaren, zowel op persoonlijk, financieel als digitaal gebied. Bijna alle bedrijven werken tegenwoordig op de cloud en omdat zij dus veel belangrijke informatie online hebben staan, is een digitale backup van groot belang. In de digitale wereld kan een backup letterlijk jouw bedrijf redden. Het wordt daarom aangeraden om een backup te laten maken door een ICT bedrijf. 

Belastingen en controles

Een bedrijf is jaarlijks verplicht om aan allerlei eisen te voldoen, zo moeten bedrijven archieven bijhouden met de bedrijfsdata voor onder andere de belastingdienst. Het kan echter voor nog meer dingen belangrijk zijn, denk hierbij aan bepaalde vergunningen. Een backup op de computer zelf is niet voldoende. De backup is namelijk pas echt veilig als het op een veilige plek bewaard wordt. Je slaat een backup ook ergens anders op omdat je gegevens dan veilig zijn, ook als er bijvoorbeeld brand is in jouw kantoorpand. Mocht je namelijk bepaalde data hebben die je niet aan de belastingdienst kunt laten zien, kan dat voor problemen zorgen. De belastingdienst wil simpelweg gewoon alle gegevens kunnen zien van jouw bedrijf. NL-XS is een ICT bedrijf nabij Oosterhout en zij kunnen jouw bedrijf helpen bij het maken van backups. 

Je klanten hebben meer vertrouwen

Wanneer jouw bedrijf alles weer snel op de rit heeft na een crash, zorgt dit ervoor dat klanten extra vertrouwen in jou en jouw bedrijf krijgen. Daardoor kan je profiteren van een concurrentievoordeel. Dit wil namelijk zeggen dat de klanten jouw bedrijf de voorkeur geven doordat jullie sneller kunnen reageren bij onvoorziene situaties. Een backup hebben zorgt er dus voor dat je problemen snel kunt oplossen. 

Het herstellen van gegevens

Je zal ook gebruik willen maken van een backup als je bepaalde gegevens kwijt bent, bijvoorbeeld door een menselijke fout of door e-mail met virussen. Het is namelijk zonde om veel tijd te besteden aan alles netjes zetten of alles terugzetten als hoe het stond. Je hoeft dit allemaal niet opnieuw te doen op het moment dat je een backup hebt. 

Printen kan behoorlijk duur zijn en op kantoor wordt vaak nog regelmatig veel geprint. Dat kan best oplopen in de kosten. Gelukkig kun je deze kosten enigszins beperken door een aantal maatregelen te nemen. Hieronder geven we je een aantal tips daarvoor. 

Print refurbished

Misschien heb je nog geen printer, of ben je toe aan een nieuwe printer. Hoe dan ook, het aanschaffen van een nieuwe printer is duur. Je kunt daarom veel beter een Refurbished Printer aanschaffen. Refurbished printers zijn tweedehands printers die zorgvuldig zijn gecontroleerd en gerepareerd. Kapotte of versleten onderdelen worden vervangen en de printer is dus weer als nieuw. De printer is echter geen nieuwe printer, hij hoefde niet volledig geproduceerd te worden, alleen opgeknapt, waardoor de printer veel goedkoper is. Je koopt dan dus als het ware een nieuwe printer, voor een veel lagere prijs. 

Let ook op het energieverbruik van de printer wanneer je een refurbished printer gaat kopen. Door een printer te kopen die zuinig is met de energie, bespaar je ook weer in de kosten. Kijk vervolgens ook of je in kunt stellen dat de printer na een bepaalde tijd van inactiviteit in slaapstand gaat.

Dubbelzijdig printen

Papier is een volgende kostenpost bij het printen. Er zijn veel verschillende soorten papier, natuurlijk kijk je naar de prijs van het papier als je dat aanschaft, maar ook de manier waarop je je papier gebruikt kan schelen in de kosten. Print bijvoorbeeld altijd dubbelzijdig. Zo zorg je ervoor dat er geen kanten van het papier verloren gaan en heb je ook minder papier nodig.

Moet je toch een keer enkelzijdig printen, of heb je printjes waar weinig drukwerk op komt te staan. Leg deze dan in een speciale bak. Je werknemers kunnen deze papieren dan pakken en gebruiken als kladblok om notities en berekeningen op te maken.

Denk aan de inkt

Als laatste kan inkt voor behoorlijk wat kosten zorgen. Cartridges en toners zijn duur en gaan niet altijd even lang mee. Om wat langer met je inkt te kunnen doen, kun je een eco lettertype instellen. Een aantal eco lettertypes kun je gratis downloaden en deze lettertypes gebruiken aanzienlijk minder inkt dan gewone lettertypes. Dit komt omdat de letters van dit lettertype gedrukt worden met kleine witte gaatjes erin. Deze zijn niet zichtbaar voor het oog, maar besparen wel inkt. Vermijd ook zoveel mogelijk het printen in kleur. Dit kost extra inkt en is echt veel duurder dan een simpele druk in zwart-wit.

Ook kun je voor merkloze cartridges en toners gaan, zoals die van Refurbished Printer. Door inkt te kopen dat niet van een bepaald merk is, maar wel in je printer past, kun je een hoop geld besparen. Deze cartridges en toners zijn namelijk een stuk goedkoper.

Het kan best lastig zijn om de juiste printer uit te kiezen. Er zijn zoveel verschillende printers op de markt, waardoor je al snel het overzicht verliest. In dit artikel geven je wat tips voor het kopen van een printer, zodat je een printer uit kan kiezen die perfect aansluit op jouw behoeften. 

Kleur of zwart-wit? 

Wanneer je de printer alleen gaat gebruiken voor het printen van tekst is een zwart-wit printer voldoende. Deze zijn vaak veel goedkoper en een zwart-wit printer gebruikt minder inkt dan een kleurenprinter. Wanneer je bestanden graag in kleur afdrukt, of wanneer je bijvoorbeeld foto’s en kleurrijke rapporten wilt printen, dan kun je beter een kleurenprinter kiezen. Kijk dan bijvoorbeeld eens naar de kleuren laserprinters van Refurbished printer. Daar heb je kwalitatief goede kleurenprinters, zonder dat je daar teveel voor betaalt. 

All-in-one of alleen printen? 

Het is belangrijk vooraf te bedenken wat jij precies gaat doen met je printer. Wil jij er ook mee kunnen kopiëren, scannen of zelfs faxen? Dan kun je beter gaan voor een all-in-one printer. Op die manier hoef je geen apart scan-, fax- of kopieerapparaat aan te schaffen. Wanneer je echt alleen gaat printen met een printer, is het niet nodig om een all-in-one printer aan te schaffen aangezien deze vaak een stuk prijziger zijn dan de simpele printers. 

Bedraad printen of printen via wifi? 

Tegenwoordig zijn er veel printers die kunnen printen via een wifi-verbinding. Je kunt zo vanaf elke plek in je huis dingen afdrukken. Dit is heel handig, maar vaak wel wat minder stabiel en veilig. Wanneer je een printer kiest die aangesloten kan worden met een ethernetkabel op je router, heb je een stabielere en veiligere verbinding dan een verbinding via wifi. 

Compacte printer of groter formaat? 

Wanneer je op zoek bent naar een printer voor thuis of voor op een klein kantoor, is de ruimte die je hebt waarschijnlijk beperkt. Deze ruimte wil je niet opvullen met een onnodig grote printer. In dat geval kun je beter gaan voor een compacte printer, die makkelijk op een bureau of in een kast geplaatst kan worden. Wanneer je op zoek bent naar een printer die ook grote formaten zoals A3 afdrukt, heb je een grotere printer nodig. Zorg in dit geval dat je genoeg ruimte hebt voor de printer.